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Kostenloser Leitfaden zur Einführung eines Hinweisgebersystems

5 einfache Schritte für die Integration eines Hinweisgebersystems und die Einrichtung einer Meldestelle.

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Aufbau einer Meldestelle – in nur 5 Schritten
iWhislte Broschüre

das Schutzschild Ihres Unternehmens

Alle AdvoWhistle Funktionen

Mit AdvoWhistle erhalten Sie eine schlüsselfertige Lösung mit mehr als 121+ Funktionen und Diensten, die Ihnen die höchsten Sicherheitsstandards und umfassenden Schutz bieten.

Icon Schutzschild mit Häkchen in DunkelblauIcon DSGVO konform in DunkelblauIcon DSGVO konform in DunkelblauIcon DSGVO konform in Dunkelblau

Bereitstellung des
Hinweisgebersystems
iWhistle

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    Bereitstellung als cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)

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    Verfügbarkeit von 99% (Service Level)

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    Einfaches Nutzungsrecht (Lizenz) zur Softwarenutzung

  • Icon Check cyan

    Applikation und digitaler Meldebogen unter Domain https://Kundenname.iwhistle.de

  • Icon Check cyan

    Funktionsweise und Funktionsumfang konform mit EU-Hinweisgeber-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz (HinwSchG)

  • Icon Check cyan

    Parallele Nutzung als Beschwerdestelle nach Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG)

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    Kundensupport über Ticketsystem, per E-Mail unter support@iwhistle.de und per Telefon zu den üblichen Geschäftszeiten (08:00 - 18:00 Uhr)

Datenschutz und
Informationssicherheit

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    Bereitstellung als cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)

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    Verfügbarkeit von 99% (Service Level)

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    Einfaches Nutzungsrecht (Lizenz) zur Softwarenutzung

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    Applikation und digitaler Meldebogen unter Domain https://Kundenname.iwhistle.de

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    Funktionsweise und Funktionsumfang konform mit EU-Hinweisgeber-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz (HinwSchG)

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    Parallele Nutzung als Beschwerdestelle nach Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG)

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    Kundensupport über Ticketsystem, per E-Mail unter support@iwhistle.de und per Telefon zu den üblichen Geschäftszeiten (08:00 - 18:00 Uhr)

Quick one liner highlighting the high level benefits

Screen iWhistle Meldebogen
Screen iWhistle Meldebogen

Cloudbasierte Bereitstellung

AdvoWhistle wird als cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Das System und der öffentliche Meldebogen sind unter Ihrer Domain erreichbar.

Funktionsweise und Funktionsumfang des Systems erfüllen alle Vorgaben der EU-Hinweisgeber-Richtlinie, des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sowie der Beschwerdestelle nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

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Cloudbasierte Software (SaaS)

Keine Installation auf Ihren Systemen und kein technisches Know-how erforderlich

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Hohe Verfügbarkeit von 99 %

Keine Systemausfälle und kein Risiko von Rechtsverstößen

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Eigene Domain

Einfache Erreichbarkeit im Browser unter Ihrer AdvoWhistle Domain „Kunde.advowhistle.de“

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Erfüllt das Hinweisgeberschutzgesetz

Rechtssicher und keine Rechtsverstöße zu befürchten

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Erfüllt das Lieferkettengesetz (LkSG)

Erfüllung Lieferkettengesetz, kein weiteres System erforderlich

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Nutzung für verbundene Unternehmen

Erweitertes Nutzungsrecht zur Bereitstellung an verbundene Organisationen i.S.d. § 15 AktG

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drei Logos Open Telekom Cloud, TÜV SÜD und SySS

TÜV geprüfte
Informations-Sicherheit

Der TÜV Süd prüft fortlaufend unser Informationssicherheitsmanagement und hat dies nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. AdvoWhistle wird in der Open Telekom Cloud in Deutschland gehostet. Spezialisten der SySS GmbH führen regelmäßige Penetrations-Tests unseres Systems durch.

Weder wir noch irgendwelche Dritte haben Zugriff auf Kundendaten im System oder die privaten Verschlüsselungsschlüssel.

drei Logos Open Telekom Cloud, TÜV SÜD und SySS
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Sicheres Hosting in Deutschland

Gehostet in der ISO und TISAX zertifizierten Open Telekom Cloud für Datensicherheit

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Erfüllt die DSGVO-Anforderungen

Rechtssicheres Datenmanagement und keine Sorge vor Datenschutzverstößen

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Auftragsverarbeitung mit TOM-Angabe

Vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag zur rechtssicheren Datenweitergabe

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ISO/IEC 27001 zertifiziert

TÜV geprüft für höchste Qualität und Zuverlässigkeit des Systems

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2-Faktor-Authentifizierung

Login mit 2-Faktor-Authentifizierung. Schützt Ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen

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Anonymisierter Dialog

Verbesserte Erkennung von Problemen durch geschützten Dialog mit Hinweisgebenden

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Identitätsschutz des Hinweisgebenden

Anonymisierung, Datenverschlüsselung und keine Speicherung von IP-Adressen

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Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Kein Zugriff durch Systembetreiber und Dritte. Die Datenhoheit liegt alleine bei Ihnen

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Private Verschlüsselungsschlüssel

Kein Zugriff durch Systembetreiber und Dritte. Datenhoheit allein bei Ihnen

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Hohe Systemzuverlässigkeit

Penetrationstests durch Experten der SySS GmbH. Schutz vor Hackerangriffen

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Screen iWhistle Meldebogen
Screen iWhistle Meldebogen

Rechtssichere Meldewege

AdvoWhistle bietet den digitalen Meldeweg für unbegrenzt viele Hinweise. Der Meldebogen ist barrierefrei. Über Postfach und Code für hinweisgebende Personen kann ein geschützter Dialog geführt werden. Die hinweisgebende Person kann dabei wählen, ob Sie vollständig anonym bleiben möchte.

Mit Hinweisen können Fotos, Dokumente, Audiodateien, etc. zu Beweiszwecken übermittelt werden. Auch aus externen Quellen können Hinweise im System erfasst werden.

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Interne digitale Meldestelle

Schutz vor Regel- und Gesetzesverstößen durch interne Hinweise

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Geschützte Meldewege

Anonyme Mehrkanal-Dialogfunktion, die die Hemmschwelle für Hinweise senkt

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Optionale Anonymität

Anonymität nach Wahl der hinweisgebenden Person

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Mehrere Anhängearten

Hinzufügen von Anhängen wie Fotos, Dokumenten, Audiodateien zu Beweiszwecken

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Originale Meta-Daten

Keine Löschung oder Veränderung von Metadaten. Verwendbar für Beweiszwecke

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Gendergerechte Sprache

Keine Geschlechter-Diskriminierung zur Förderung von Vielfalt

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Öffentliches Meldeportal

Verfügbarkeit ohne Zugangsbeschränkungen, gesetzeskonforme Einrichtung der Meldestelle

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Meldeweg über Telefon

Hinweise können sicher und anonym mündlich abgegeben werden

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Meldeweg über E-Mail

Weiterleitung und Import von Hinweisen über E-Mails zur Bearbeitung in einem System

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Mehrsprachigkeit in 29 Sprachen

Senkung der Hemmschwelle für Menschen aller Sprachen, Hinweise abzugeben

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Barrierefreiheit

Barrierefrei nach dem BITV 2.0 Standard für uneingeschränkte Nutzung aller Hinweisenden

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Mehrere Meldeportale

Betreibung mehrerer Meldeportale in einem Account durch Mehrmandantenfähigkeit

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Keine Datenveränderung

Keine Übersetzung oder Veränderung von Hinweisen mittels KI oder externen Servern

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Unbegrenzte Anzahl von Hinweisen

Unbegrenzter Einsatz des Systems ohne Mehrkosten

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Unbegrenzte Datenmengen

Unbegrenzte Speicherung von Hinweisen und Dokumenten ohne Mehrkosten

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Hinweise aus externen Quellen

Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen, unabhängig der Herkunft

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Screen iWhistle Dashboard

Fallmanagement
für Bearbeiter

AdvoWhistle enthält ein integriertes, leistungsstarkes Fallmanagement zur Bearbeitung von Hinweisen im System, so dass keine Speicherung woanders erfolgt und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.

Ein Dashboard mit dem Bearbeitungsstand aller Hinweise ist zentraler Orientierungspunkt. Der Workflow mit den Prozessschritten zur Bearbeitung ist vorkonfiguriert und leicht anpassbar.

Bearbeitungsvermerke, interne Kommunikation und Bearbeitungsergebnisse werden im System zu jedem Hinweis gespeichert. Bearbeiter werden bei Eingang von Hinweisen sowie anstehenden Fristen per E-Mail informiert.  

Screen iWhistle Dashboard
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Integrierte Fallbearbeitung

Vollständige Bearbeitung und Dokumentation in AdvoWhistle ohne weitere Software

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Dashboard aller Hinweise

Übersicht über alle Hinweise und deren Bearbeitungsstand

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Fallbearbeitung in Deutsch oder Englisch

Nutzung des Systems in englischer Sprache für internationalen Einsatz

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E-Mail Benachrichtigung

Kein ständiges Kontrollieren des Systems erforderlich, keine Fristen verpassen

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Mehrstufige Berechtigungsrollen

Einsicht und Nutzung des Systems mit abgestuften Rollen

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Zuweisung von Hinweisen

Zuweisung einzelner Hinweise an einzelne Bearbeiter möglich

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Leserechte für Dritte

Leserechte für einzelne Hinweise können zur Aufklärung an Dritte weitergegeben werden

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Interne Vermerke und Kommunikation

Praktische Bearbeitung aller Hinweise innerhalb des Systems

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Revisionsicheres Logbuch

Jederzeit nachvollziehbare Beweissicherung für alle Bearbeitungen im System

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Dokumentation & Datenexport

Einfaches Festhalten, Auswerten und Exportieren der Bearbeitungsergebnisse

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Export der Statistiken

Bereitstellung der statistischen Auswertungen für Weiterverarbeitung als CSV Datei

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Single-Sign-On (SSO)

Authentifizierung für mehrere Anwendungen mit denselben Login Daten

Es geht ganz einfach! Jetzt 30-minütige Produktpräsentation buchen
Keine Verträge • Keine Kosten • Keine Verpflichtung
Portraits Stephanie Kappen und Christian Faber
Portraits Stephanie Kappen und Christian Faber

Entwickelt von
Compliance-Anwälten

AdvoWhistle wurde mit dem Know-how und der Erfahrung von Compliance-Anwälten entwickelt. Meldeportal und Fallmanagement sind nach bewährten Strukturen aufgebaut und werden mit passenden Texten vorbefüllt bereitgestellt.

Zur Einhaltung gesetzlicher Fristen ist ein automatisiertes Fristenmanagement im System hinterlegt. Auch das Drumherum wie Impressum und Datenschutzinformation sind rechtssicher für Sie zur Anpassung vorformuliert.

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Voreingestellter Workflow

Rechtlich vordefinierter Workflow zur Fallbearbeitung, individuell anpassbar

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Vorbefüllter Meldebogen

Meldeportal mit rechtssicheren und zweckmäßigen Texten vorbefüllt, anpassbar 

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Voreingestelltes Impressum

Unterstützung bei der Einhaltung des Teledienstegesetzes, anpassbar

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Automatisiertes Fristenmanagement

Automatische Statusmeldungen per E-Mail zur Einhaltung von gesetzlichen Fristen

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Vorgefertigte Datenschutzinformation

Rechtssichere Texte im System voreingestellt, anpassbar

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Screen iWhistle Meldebogen Formularfeld bearbeiten

Anpassungs-Möglichkeiten

Sie passen AdvoWhistle kinderleicht und ohne Programmierkenntnisse an Ihre Bedürfnisse an. Die Benutzeroberfläche des Meldeportals gestalten Sie mit Ihrem Logo und Ihren Farben.

Im Meldebogen bilden Sie Ihre Organisationsstrukturen auf Gruppen-, Standort- oder Abteilungsebene ab und setzen Themen (Fallkategorien), die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Im Fallmanagement können Prozessschritte und -dokumentation frei an Ihre Bearbeitungsstandards angepasst werden.

Screen iWhistle Meldebogen Formularfeld bearbeitenScreen iWhistle Meldebogen
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Eigene Markenidentität

Benutzeroberfläche mit Logo und Unternehmensfarben frei anpassbar

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Eigene Domain

Anbindung zum Betrieb unter eigener Domain https://www.Kundendomain.de

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Anpassbarer Meldebogen

Themen (Fallkategorien), Fragen und Antworten im Meldebogen frei anpassbar

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Abbildung von Organisationsstrukturen

Abbildung von Organisationsstrukturen auf Gruppen-, Standort- oder Abteilungsebene

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Anpassbare Prozessschritte

Prozessschritte und -dokumentation anpassbar an interne Bearbeitungsstandards

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Impressum und Datenschutzhinweis

Impressum und Datenschutzhinweis frei anpassbar an das Unternehmen

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4-Augen-Prinzip

Freigabe und Genehmigung durch integriertes 4-Augen-Prinzip

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Individuelle Aufbewahrungsfristen

Frei definierbare Aufbewahrungsfristen für alle Hinweise nach der Archivierung

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Erweitertes Nutzungsrecht zur Bereitstellung an verbundene Organisationen i.S.d. § 15 AktG

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Kundenbetreuerin Susen Vanvor
Kundenbetreuerin Susen Vanvor

Unterstützung unserer Kundenbetreuung

Wir sind für Sie da. Unsere Kundenbetreuer unterstützen Sie via Chat, E-Mail und Telefon. Zum Start helfen wir Ihnen bei der Ersteinrichtung und Anpassung Ihres AdvoWhistle Accounts nach Ihren Vorgaben. Auch die technische Einrichtung des Meldebogens und der üblichen Prozessschritte zur Fallbearbeitung können wir für Sie vornehmen.

Auf Wunsch begleitet Sie ein persönlicher, geschulter Kundenbetreuer dauerhaft. Zudem bieten wir Schulungen für die optimale Nutzung von AdvoWhistle an.

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Kundensupport über Ticketsystem per E-Mail unter support@iwhistle.de per Telefon zu

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Kundenbetreuung über Chat und E-Mail support@iwhistle.de

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Kundenbetreuung per Telefon für Geschäftszeiten (08:00 - 18:00 Uhr)

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Persönliche Kundenbetreuung

Stets erreichbar für Support und Fragen per Telefon und E-Mail von 08:00 - 18:00 Uhr

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Systemunterstützung

Begleitung durch Kundenbetreuer bei Einrichtung und Anpassung des Systems

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Schulung für Administratoren

Individuelles Training der Hauptverantwortlichen des Systems

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Ersteinrichtung und Anpassung des Kundenaccounts nach Kundenvorgaben

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Technische Einrichtung des Meldebogens und der Prozessschritte zur Fallbearbeitung

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Implementierung kundenseitiger Workflows mit Prozessschritten und -dokumentation

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Individuelle weitere Systemanpassungen in Absprache mit verantwortlichen Mitarbeitern

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Schulung für Bearbeiter zur Nutzung von iWhistle

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Laufender Zugang zu persönlichem, geschulten Kundenbetreuer und Vertrauensanwalt

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Unterstützung von Anwälten

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Screen iWhistle Meldebogen
Screen iWhistle Meldebogen

Unsere Compliance-Anwälte haben Strukturen und Dokumente entwickelt, welche für die meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine gute Grundlage für die Einführung eines Hinweisgebersystems sind. Sie erhalten unmittelbar Zugang zu diesem Know-how. Hierzu gehören Leitfäden und eine Organisations-Richtlinie.

Auf Wunsch prüfen unsere Anwälte die Einrichtung des Hinweisgebersystems bei Ihnen und stellen ein Compliance-Zertifikat aus.

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Leitfaden zur Einführung eines Hinweisgebersystems

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Organisations-Richtlinie zur Implementierung einer Meldestelle für Hinweisgeber

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Prüfung der Meldestelle und Ausstellung eines Compliance Zertifikats

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Erstellung einer prüffähigen Anwenderdokumentation

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Leitfaden zur Kommunikation gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Nutzern

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Videotutorial (Abholung hinweisgebende Personen zu Gesetz und Nutzung System)

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Workshop für Mitarbeiter zur Vorstellung der Vorteile des Systems

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Kostenlose Erstberatung der Bearbeiter bei Eingang von Hinweisen

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Übernahme der gesamten Meldestelle durch erfahrene Vertrauensanwälte

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Vertrauensanwälte sind vom Unternehmen beauftragt und diesem verpflichtet

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Persönliche Erreichbarkeit der Vertrauensanwälte auch außerhalb üblicher Bürozeiten

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Entgegennahme und Einordnung eingehender Hinweise durch Vertrauensanwälte

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Anwaltlich verpflichtende Anonymisierung der hinweisgebenden Personen

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Plausibilitäts-, Relevanz- und Substanzprüfung der eingehenden Hinweise

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Kompetenter Dialog mit hinweisgebenden Personen durch Vertrauensanwälte

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Erledigung aller gesetzlich vorgeschriebenen Antwort- und Reaktionsvorgaben

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Weitergabe validierter Hinweise an Ansprechpartner des Unternehmens

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Dokumentation und Berichterstattung an verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen

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Tätigkeit in strafrechtlich relevanten Fällen

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Bearbeitung von Hinweisen mit Auslandsbezug

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Expertise von
Compliance-Anwälten

Mit AdvoWhistle übertragen Sie die Meldestelle vollständig an unsere Vertrauensanwälte. Ohne jede Mehrarbeit erfüllen Sie alle gesetzlichen Pflichten und nutzen unsere Expertise bei der Bearbeitung von Hinweisen. Die Verschwiegenheitspflicht und das anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht auch gegenüber Behörden schützt Sie zusätzlich.

Unsere Compliance-Anwälte sind auch in strafrechtlich relevanten Fällen, bei weitergehenden internen Untersuchungen oder der Bearbeitung von Hinweisen mit Auslandsbezug für Sie tätig.

Portraits Stephanie Kappen und Christian Faber
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Kostenlose Erstberatung

Kostenlose Erstberatung der Bearbeiter bei Eingang von Hinweisen

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Leitfaden zur Einführung

Leitfaden zur Einführung eines Hinweisgebersystems

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Organisations-Richtlinie zur Implementierung einer Meldestelle für Hinweisgeber

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Prüfung der Meldestelle und Ausstellung eines Compliance Zertifikats

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Erstellung einer prüffähigen Anwenderdokumentation

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Leitfaden zur Kommunikation

Leitfaden zur Kommunikation gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Nutzern

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Videotutorial (Abholung hinweisgebende Personen zu Gesetz und Nutzung System)

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Mitarbeiter Workshop

Mitarbeiter-Workshop zu Vorteilen und Nutzung des Hinweisgebersystems

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Übernahme der Meldestelle

Übernahme der gesamten Meldestelle durch erfahrene Vertrauensanwälte

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Vertrauensanwälte sind vom Unternehmen beauftragt und diesem verpflichtet

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Anwaltliche Unterstützung

Persönliche Erreichbarkeit der Vertrauensanwälte, auch außerhalb Bürozeiten

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Entgegennahme und Einordnung eingehender Hinweise durch Vertrauensanwälte

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Anwaltlich verpflichtende Anonymisierung der hinweisgebenden Personen

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Plausibilitäts-, Relevanz- und Substanzprüfung der eingehenden Hinweise

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Kompetenter Dialog mit hinweisgebenden Personen durch Vertrauensanwälte

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Erledigung aller gesetzlich vorgeschriebenen Antwort- und Reaktionsvorgaben

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Weitergabe validierter Hinweise an Ansprechpartner des Unternehmens

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Dokumentation und Berichterstattung an verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen

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Tätigkeit in strafrechtlich relevanten Fällen

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Bearbeitung von Hinweisen mit Auslandsbezug

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Einzelne Funktionen und Leistungen sind gegebenenfalls nur in bestimmten Preispaketen inkludiert bzw. können zusätzlich bestellt werden.

Beratungsleistungen der Rechtsanwälte werden über die Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB auf Grundlage entsprechender Beauftragung dieser erbracht.

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