Eine Ombudsperson ist eine unparteiische Schiedsperson außerhalb der Organisation.

Sie kann den betreffenden Hinweis in unabhängiger Weise prüfen und im Zuge einer umfassenden Einzelfallbetrachtung ggf. die Einleitung weiterer organisationsinterner Investigationen anweisen.

Ein Vertrauensanwalt ergänzt diese in ihrer Neutralität vorteilhafte Stellung der externen Ombudsperson überdies um einen gewissen anwaltlichen Vertrauensschutz.

Hierbei garantieren insbesondere die berufliche Verschwiegenheitsverpflichtung sowie das anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht den Schutz der Anonymität der hinweisgebenden Person und der Vertraulichkeit des Hinweises.

Der Begriff „Hinweisgebersystem“ bezeichnet die Eröffnung eines vertraulichen Meldekanals für die Beschäftigten eines privatrechtlich organisierten Unternehmens oder einer öffentlichen Einrichtung.

Hierüber ist es sämtlichen Mitarbeitern – je nach Ausgestaltung auch außenstehenden Personen (z.B. Beschäftigten kooperierender Organisationen) – möglich, als anonyme hinweisgebende Person bzw. „Whistleblower“ auf organisationsinterne Missstände wie bspw. Richtlinienverstöße oder auch Straftaten hinzuweisen, ohne ihre Identität preisgeben und so persönliche Konsequenzen riskieren zu müssen.

Die technische Ausgestaltung des jeweiligen Hinweisgebersystems bleibt der Organisation überlassen. In Frage kommt hierbei insbesondere die Einrichtung eines web-basierten Kommunikationskanals, einer Telefon-Hotline oder eines vertraulichen Mail-Postfachs.

Ein Hinweisgebersystem kann sowohl als interne als auch externe Meldestelle eingerichtet werden. Der Unterschied liegt letztlich in der Verortung der Person, die den Hinweis entgegennimmt bzw. verarbeitet. Diese kann entweder Verantwortlicher innerhalb der Organisation (z.B. der zuständige Compliance Officer) oder aber auch eine externe Ombudsperson bzw. ein Vertrauensanwalt sein.

• Bestätigung über Meldungseingang an Hinweisgeber spätestens nach 7 Tagen
• Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung
• Meldestelle muss hinweisgebende Person um weitere Informationen ersuchen (fortlaufende Möglichkeit der anonymen Kommunikation muss sichergestellt sein)
• Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen (z.B. interne Untersuchung, Abschluss des Verfahrens, Einschaltung von Behörden)
• Spätestens nach drei Monaten Rückmeldung über eingeleitete Schritte

Unabhängige Tätigkeit:

Die Person im Unternehmen bzw. der Einrichtung, welche die Aufgabe der Meldestelle übernimmt, muss unabhängig sein, d.h. sie darf zwar neben dieser Aufgabe weitere Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen, ein Interessenkonflikt muss aber ausgeschlossen sein. Außerdem besteht die Pflicht, die beauftragte Person regelmäßig zu schulen.

Sofern der Kunde sich dazu entscheiden das Hinweisgebersystem iWhistle einführen zu wollen, kann durch die iComply GmbH der Demo-Zugang als Live-Version freigeschaltet werden.

Dies kann nach entsprechender Benachrichtigung durch die IT der iComply GmbH in 1-2 Werktagen erfolgen. Ferner wird allen Kunden vor Aktivierung der Live-Version die Möglichkeit eröffnet, eingespielte Testhinweise sowie die Logbücher zu löschen. Nach Aktivierung der Live-Version ist dies nicht mehr möglich.

Der Schutz der Vertraulichkeit des Hinweisgebers kommt bei einer Briefkasten-Lösung sehr schnell an seine Grenzen. Eine solche Lösung ist zwar sehr schnell und fast ohne Kosten einrichtbar und es kann den Hinweisgebern natürlich erlaubt sein, anonyme Sendungen in den Briefkasten einzuwerfen, allerdings ist in diesem Fall eine fortgesetzte Kommunikation nicht möglich.

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie fordert allerdings gerade eine Dialogmöglichkeit, um Nachfragen stellen zu können. Ein Dialog ist über den Briefkasten nur möglich, wenn der Hinweisgeber Kontaktdaten hinterlässt. Das erhöht für ihn das Risiko, dass seine Identität zugeordnet werden kann.

Nach der EU-Richtlinie muss jedes Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern (Mitarbeitende werden nach „Köpfen“ und nicht nach Anstellungsverhältnis gezählt) eine eigene interne Meldestelle einrichten und seinen Mitarbeitern immer auch die Möglichkeit bieten, ausschließlich mit dem eigenen Beschäftigungsgeber zu kommunizieren. Der Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes will Unternehmen bis 249 Mitarbeitern erlauben, sich mit mehreren Unternehmen zusammenzuschließen und eine gemeinsame interne Meldestelle zu betreiben. Im Konzern soll der Betrieb einer einzigen zentralen Meldestelle auf Konzernebenen erlaubt sein. Bezüglich dieser Frage muss die weitere Entwicklung im Gesetzgebungsverfahren abgewartet werden – da iWhistle mehrmandantenfähig ist, können Sie Ihr Hinweisgebersystem an die geänderten Rahmenbedingungen anpassen. Wir empfehlen schon heute die Einrichtung eigener Kanäle für jedes Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern – unsere Enterprise-Lösung bietet hierfür attraktive Konditionen.

Bei der Einführung eines Hinweisgebersystems können Beteiligungsrechte des Betriebsrats ausgelöst werden. Zu beachten ist das Mitbestimmungsrecht bei der Einführung oder Anwendung von technischen Einrichtungen zum Zwecke der Verhaltens- oder Leistungsüberwachung des Arbeitnehmers. iWhistle ist keine solche technische Einrichtung, da die Identität des Hinweisgebers aufgrund der Verschlüsselungstechnik und der anonymisierten Hinweisabgabe gerade nicht erkennbar ist. Anders wäre die Situation bei Lösungen die z.B. IP-Adressen oder Telefonnummern speichern.

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats kann dann ausgelöst werden, wenn über eine Organisationsanweisung im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem Meldepflichten im Unternehmen implementiert werden.

Zu beachten ist auch, dass Mitbestimmungsrechte sich aus schon bestehenden Vereinbarungen mit dem Betriebsrat ableiten können.

Ja, die iComply GmbH bietet potentiellen Kunden die Möglichkeit das Hinweisgebersystem iWhistle anhand eines kostenlosen Demo-Accounts für 6 Wochen auszutesten.

Compliance bedeutet die Einhaltung geltender Regeln. Das sind die allgemeinen Gesetze wie auch interne und sonstige Regeln.

Einfach gesagt: All you need to know you learned in kindergarten: Nicht lügen! Nicht stehlen! Nicht betrügen!

Mit Compliance Management ist eine Struktur gemeint, zu der auch ein Hinweisgebersystem gehört, und durch welche erreicht werden soll:

• Stärkung der Werte- und Unternehmenskultur
• Vermeidung von Regelverstößen (Risikominimierung)
• Vermeidung potentieller Schadens- und Haftungsfälle
• Schaffung von Interventionsmöglichkeiten für die Leitungspersonen
• Sicherung der Reputation von Unternehmen und Einrichtungen
• Minimierung von Sanktionsfolgen („gehörige Aufsicht“ i.S.d. § 130 Abs. 1 OWiG)