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Cloudbasierte Bereitstellung
iWhistle wird als cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Das System und der öffentliche Meldebogen sind unter Ihrer Domain erreichbar.
Funktionsweise und Funktionsumfang des Systems erfüllen alle Vorgaben der EU-Hinweisgeber-Richtlinie, des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sowie der Beschwerdestelle nach § 8.

Cloudbasierte Software (SaaS)
Keine Installation auf Ihren Systemen und kein technisches Know-how erforderlich

Hohe Verfügbarkeit von 99 %
Keine Systemausfälle und kein Risiko von Rechtsverstößen

Eigene iWhistle Domain
Einfache Erreichbarkeit im Browser unter Ihrer iWhistle Domain „Kunde.iwhistle.de“

Erfüllt das Hinweisgeberschutzgesetz
Rechtssicher und keine Rechtsverstöße zu befürchten

Erfüllt das Lieferkettengesetz (LkSG)
Erfüllung Lieferkettengesetz, kein weiteres System erforderlich

Nutzung für verbundene Unternehmen
Erweitertes Nutzungsrecht zur Bereitstellung an verbundene Organisationen i.S.d. § 15 AktG
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TÜV geprüfte
Informations-Sicherheit
Der TÜV Süd prüft fortlaufend unser Informationssicherheitsmanagement und hat dies nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. iWhistle wird in der Open Telekom Cloud in Deutschland gehostet. Spezialisten der SySS GmbH führen regelmäßige Penetrations-Tests unseres Systems durch.
Weder wir noch irgendwelche Dritte haben Zugriff auf Kundendaten im System oder die privaten Verschlüsselungsschlüssel.

Sicheres Hosting in Deutschland
Gehostet in der ISO und TISAX zertifizierten Open Telekom Cloud für Datensicherheit

Erfüllt die DSGVO-Anforderungen
Rechtssicheres Datenmanagement und keine Sorge vor Datenschutzverstößen

Auftragsverarbeitung mit TOM-Angabe
Vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag zur rechtssicheren Datenweitergabe

ISO/IEC 27001 zertifiziert
TÜV geprüft für höchste Qualität und Zuverlässigkeit des Systems

2-Faktor-Authentifizierung
Login mit 2-Faktor-Authentifizierung. Schützt Ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen

Anonymisierter Dialog
Verbesserte Erkennung von Problemen durch geschützten Dialog mit Hinweisgebenden

Identitätsschutz des Hinweisgebenden
Anonymisierung, Datenverschlüsselung und keine Speicherung von IP-Adressen

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Kein Zugriff durch Systembetreiber und Dritte. Die Datenhoheit liegt alleine bei Ihnen

Private Verschlüsselungsschlüssel
Kein Zugriff durch Systembetreiber und Dritte. Datenhoheit allein bei Ihnen

Hohe Systemzuverlässigkeit
Penetrationstests durch Experten der SySS GmbH. Schutz vor Hackerangriffen
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Rechtssichere Meldewege
iWhistle bietet den digitalen Meldeweg für unbegrenzt viele Hinweise. Der Meldebogen ist barrierefrei. Über Postfach und Code für hinweisgebende Personen kann ein geschützter Dialog geführt werden. Die hinweisgebende Person kann dabei wählen, ob Sie vollständig anonym bleiben möchte.
Mit Hinweisen können Fotos, Dokumente, Audiodateien, etc. zu Beweiszwecken übermittelt werden. Auch aus externen Quellen können Hinweise im System erfasst werden.

Interne digitale Meldestelle
Schutz vor Regel- und Gesetzesverstößen durch interne Hinweise

Geschützte Meldewege
Anonyme Mehrkanal-Dialogfunktion, die die Hemmschwelle für Hinweise senkt

Optionale Anonymität
Anonymität nach Wahl der hinweisgebenden Person

Mehrere Anhängearten
Hinzufügen von Anhängen wie Fotos, Dokumenten, Audiodateien zu Beweiszwecken

Originale Meta-Daten
Keine Löschung oder Veränderung von Metadaten. Verwendbar für Beweiszwecke

Gendergerechte Sprache
Keine Geschlechter-Diskriminierung zur Förderung von Vielfalt

Öffentliches Meldeportal
Verfügbarkeit ohne Zugangsbeschränkungen, gesetzeskonforme Einrichtung der Meldestelle

Meldeweg über Telefon
Hinweise können sicher und anonym mündlich abgegeben werden

Meldeweg über E-Mail
Weiterleitung und Import von Hinweisen über E-Mails zur Bearbeitung in einem System

Mehrsprachigkeit in 29 Sprachen
Senkung der Hemmschwelle für Menschen aller Sprachen, Hinweise abzugeben

Barrierefreiheit
Barrierefrei nach dem BITV 2.0 Standard für uneingeschränkte Nutzung aller Hinweisenden

Mehrere Meldeportale
Betreibung mehrerer Meldeportale in einem Account durch Mehrmandantenfähigkeit

Keine Datenveränderung
Keine Übersetzung oder Veränderung von Hinweisen mittels KI oder externen Servern

Unbegrenzte Anzahl von Hinweisen
Unbegrenzter Einsatz des Systems ohne Mehrkosten

Unbegrenzte Datenmengen
Unbegrenzte Speicherung von Hinweisen und Dokumenten ohne Mehrkosten

Hinweise aus externen Quellen
Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen, unabhängig der Herkunft
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Fallmanagement
für Bearbeiter
iWhistle enthält ein integriertes, leistungsstarkes Fallmanagement zur Bearbeitung von Hinweisen im System, so dass keine Speicherung woanders erfolgt und die Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
Ein Dashboard mit dem Bearbeitungsstand aller Hinweise ist zentraler Orientierungspunkt. Der Workflow mit den Prozessschritten zur Bearbeitung ist vorkonfiguriert und leicht anpassbar.
Bearbeitungsvermerke, interne Kommunikation und Bearbeitungsergebnisse werden im System zu jedem Hinweis gespeichert. Bearbeiter werden bei Eingang von Hinweisen sowie anstehenden Fristen per E-Mail informiert.

Integrierte Fallbearbeitung
Vollständige Bearbeitung und Dokumentation in iWhistle. Keine weitere Software erforderlich

Dashboard aller Hinweise
Übersicht über alle Hinweise und deren Bearbeitungsstand

Fallbearbeitung in Deutsch oder Englisch
Nutzung des Systems in englischer Sprache für internationalen Einsatz

E-Mail Benachrichtigung
Kein ständiges Kontrollieren des Systems erforderlich, keine Fristen verpassen

Mehrstufige Berechtigungsrollen
Einsicht und Nutzung des Systems mit abgestuften Rollen

Zuweisung von Hinweisen
Zuweisung einzelner Hinweise an einzelne Bearbeiter möglich

Leserechte für Dritte
Leserechte für einzelne Hinweise können zur Aufklärung an Dritte weitergegeben werden

Interne Vermerke und Kommunikation
Praktische Bearbeitung aller Hinweise innerhalb des Systems

Revisionsicheres Logbuch
Jederzeit nachvollziehbare Beweissicherung für alle Bearbeitungen im System

Dokumentation der Hinweisbearbeitung
Einfaches Festhalten und Auswerten der Bearbeitungsergebnisse

Archivierung von Hinweisen
Rechtssichere Speicherung und Löschung von Hinweisen mit eigenen Fristen

Berichterstellung
Sofortiger Überblick und statistische Auswertung über alle Hinweise möglich

Datenexport als PDF und ZIP
Leichte Übertragung von Hinweisen in andere Systeme

Export der Statistiken
Bereitstellung der statistischen Auswertungen für Weiterverarbeitung als CSV Datei

Single-Sign-On (SSO)
Authentifizierung für mehrere Anwendungen mit denselben Login Daten
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Anpassungs-Möglichkeiten
Sie passen iWhistle kinderleicht und ohne Programmierkenntnisse an Ihre Bedürfnisse an. Die Benutzeroberfläche des Meldeportals gestalten Sie mit Ihrem Logo und Ihren Farben.
Im Meldebogen bilden Sie Ihre Organisationsstrukturen auf Gruppen-, Standort- oder Abteilungsebene ab und setzen Themen (Fallkategorien), die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Im Fallmanagement können Prozessschritte und -dokumentation frei an Ihre Bearbeitungsstandards angepasst werden.

Eigene Markenidentität
Benutzeroberfläche mit Logo und Unternehmensfarben frei anpassbar

Eigene Domain
Anbindung zum Betrieb unter eigener Domain https://www.Kundendomain.de

Anpassbarer Meldebogen
Themen (Fallkategorien), Fragen und Antworten im Meldebogen frei anpassbar

Abbildung von Organisationsstrukturen
Abbildung von Organisationsstrukturen auf Gruppen-, Standort- oder Abteilungsebene

Anpassbare Prozessschritte
Prozessschritte und -dokumentation anpassbar an interne Bearbeitungsstandards

Impressum und Datenschutzhinweis
Impressum und Datenschutzhinweis frei anpassbar an das Unternehmen

4-Augen-Prinzip
Freigabe und Genehmigung durch integriertes 4-Augen-Prinzip

Individuelle Aufbewahrungsfristen
Frei definierbare Aufbewahrungsfristen für alle Hinweise nach der Archivierung

Erweitertes Nutzungsrecht zur Bereitstellung an verbundene Organisationen i.S.d. § 15 AktG
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Unterstützung unserer Kundenbetreuung
Wir sind für Sie da. Unsere Kundenbetreuer unterstützen Sie via Chat, E-Mail und Telefon. Zum Start helfen wir Ihnen bei der Ersteinrichtung und Anpassung Ihres iWhistle Accounts nach Ihren Vorgaben. Auch die technische Einrichtung des Meldebogens und der üblichen Prozessschritte zur Fallbearbeitung können wir für Sie vornehmen.
Auf Wunsch begleitet Sie ein persönlicher, geschulter Kundenbetreuer dauerhaft. Zudem bieten wir Schulungen für die optimale Nutzung von iWhistle an.

Kundensupport über Ticketsystem per E-Mail unter support@iwhistle.de per Telefon zu
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Kundenbetreuung über Chat und E-Mail support@iwhistle.de
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Kundenbetreuung per Telefon für Geschäftszeiten (08:00 - 18:00 Uhr)
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Persönliche Kundenbetreuung
Stets erreichbar für Support und Fragen per Telefon und E-Mail von 08:00 - 18:00 Uhr

Systemunterstützung
Begleitung durch Kundenbetreuer bei Einrichtung und Anpassung des Systems

Schulung für Administratoren
Individuelles Training der Hauptverantwortlichen des Systems

Ersteinrichtung und Anpassung des Kundenaccounts nach Kundenvorgaben
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Technische Einrichtung des Meldebogens und der Prozessschritte zur Fallbearbeitung
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Implementierung kundenseitiger Workflows mit Prozessschritten und -dokumentation
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Individuelle weitere Systemanpassungen in Absprache mit verantwortlichen Mitarbeitern
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Schulung für Bearbeiter zur Nutzung von iWhistle
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Laufender Zugang zu persönlichem, geschulten Kundenbetreuer und Vertrauensanwalt
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Unterstützung von Anwälten
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Unsere Compliance-Anwälte haben Strukturen und Dokumente entwickelt, welche für die meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen eine gute Grundlage für die Einführung eines Hinweisgebersystems sind. Sie erhalten unmittelbar Zugang zu diesem Know-how. Hierzu gehören Leitfäden und eine Organisations-Richtlinie.
Auf Wunsch prüfen unsere Anwälte die Einrichtung des Hinweisgebersystems bei Ihnen und stellen ein Compliance-Zertifikat aus.

Leitfaden zur Einführung eines Hinweisgebersystems
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Organisations-Richtlinie zur Implementierung einer Meldestelle für Hinweisgeber
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Prüfung der Meldestelle und Ausstellung eines Compliance Zertifikats
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Erstellung einer prüffähigen Anwenderdokumentation
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Leitfaden zur Kommunikation gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Nutzern
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Videotutorial (Abholung hinweisgebende Personen zu Gesetz und Nutzung System)
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Workshop für Mitarbeiter zur Vorstellung der Vorteile des Systems
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Kostenlose Erstberatung der Bearbeiter bei Eingang von Hinweisen
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Übernahme der gesamten Meldestelle durch erfahrene Vertrauensanwälte
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Vertrauensanwälte sind vom Unternehmen beauftragt und diesem verpflichtet
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Persönliche Erreichbarkeit der Vertrauensanwälte auch außerhalb üblicher Bürozeiten
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Entgegennahme und Einordnung eingehender Hinweise durch Vertrauensanwälte
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Anwaltlich verpflichtende Anonymisierung der hinweisgebenden Personen
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Plausibilitäts-, Relevanz- und Substanzprüfung der eingehenden Hinweise
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Kompetenter Dialog mit hinweisgebenden Personen durch Vertrauensanwälte
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Erledigung aller gesetzlich vorgeschriebenen Antwort- und Reaktionsvorgaben
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Weitergabe validierter Hinweise an Ansprechpartner des Unternehmens
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Dokumentation und Berichterstattung an verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen
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Tätigkeit in strafrechtlich relevanten Fällen
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Bearbeitung von Hinweisen mit Auslandsbezug
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Expertise von
Compliance-Anwälten
Mit AdvoWhistle übertragen Sie die Meldestelle vollständig an unsere Vertrauensanwälte. Ohne jede Mehrarbeit erfüllen Sie alle gesetzlichen Pflichten und nutzen unsere Expertise bei der Bearbeitung von Hinweisen. Die Verschwiegenheitspflicht und das anwaltliche Zeugnisverweigerungsrecht auch gegenüber Behörden schützt Sie zusätzlich.
Unsere Compliance-Anwälte sind auch in strafrechtlich relevanten Fällen, bei weitergehenden internen Untersuchungen oder der Bearbeitung von Hinweisen mit Auslandsbezug für Sie tätig.

Kostenlose Erstberatung
Kostenlose Erstberatung der Bearbeiter bei Eingang von Hinweisen

Leitfaden zur Einführung
Leitfaden zur Einführung eines Hinweisgebersystems

Organisations-Richtlinie zur Implementierung einer Meldestelle für Hinweisgeber
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Prüfung der Meldestelle und Ausstellung eines Compliance Zertifikats
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Erstellung einer prüffähigen Anwenderdokumentation
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Leitfaden zur Kommunikation
Leitfaden zur Kommunikation gegenüber Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Nutzern

Videotutorial (Abholung hinweisgebende Personen zu Gesetz und Nutzung System)
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Mitarbeiter Workshop
Mitarbeiter-Workshop zu Vorteilen und Nutzung des Hinweisgebersystems

Übernahme der Meldestelle
Übernahme der gesamten Meldestelle durch erfahrene Vertrauensanwälte

Vertrauensanwälte sind vom Unternehmen beauftragt und diesem verpflichtet
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Anwaltliche Unterstützung
Persönliche Erreichbarkeit der Vertrauensanwälte, auch außerhalb Bürozeiten

Entgegennahme und Einordnung eingehender Hinweise durch Vertrauensanwälte
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Anwaltlich verpflichtende Anonymisierung der hinweisgebenden Personen
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Plausibilitäts-, Relevanz- und Substanzprüfung der eingehenden Hinweise
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Kompetenter Dialog mit hinweisgebenden Personen durch Vertrauensanwälte
...

Erledigung aller gesetzlich vorgeschriebenen Antwort- und Reaktionsvorgaben
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Weitergabe validierter Hinweise an Ansprechpartner des Unternehmens
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Dokumentation und Berichterstattung an verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen
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Tätigkeit in strafrechtlich relevanten Fällen
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Bearbeitung von Hinweisen mit Auslandsbezug
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Einzelne Funktionen und Leistungen sind gegebenenfalls nur in bestimmten Preispaketen inkludiert bzw. können zusätzlich bestellt werden.
Beratungsleistungen der Rechtsanwälte werden über die Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB auf Grundlage entsprechender Beauftragung dieser erbracht.